یکی از آسیب هایی که امروز مدیریت در کشور ما را تهدید می کند عدم توجه به سقف برگزاری و تأخیر در آغاز جلسات اداری است که متأسفانه گاهی فرهنگ و کلاس مدیریتی خوانده می شود.

تأخیر در آغاز مراسمات و جلسات مختلف به تحقیق محدود به شهرستان و یا استان خاصی نیست و ظاهرا معضلی است که در همه نقاط کشور دیده می شود و تنها شدت و ضعف دارد که ظاهرا در استان خراسان جنوبی از نوع شدید بوده که اگر توجه به آن نشود و معضل یاد شده به شیوه منطقی حل نشود آینده ای تاریک در انتظار نظام مدیریتی و از همه مهم تر مردمی باشد که برای حل مشکلات خود ساعت ها در انتظار وقت خالی مدیران هستند.

شاید به نگاه عده ای تأخیر و عدم نظم در برگزاری جلسات مسئله ای کوچک جلوه کند اما از نگاه کارشناسان و مدیران اسلامی و آنهایی که به وقت و استفاده صحیح از زمان اهمیت می دهند معضل یاد شده عظیم و حل آن برنامه ای بزرگ به حساب می آید.

نکته جالب توجه در این زمینه این است که همه مدیران از تأخیر در برگزاری جلسات اداری ناراضی بوده و معضل یاد شده را بر نمی تابند و از آن به عنوان ضعف مدیریتی یاد می کنند، اما این که چرا اغلب جلسات استانی از قبیل شورای اداری استانی و شهرستانی، نشست های هم اندیشی، همایش ها و نشست های مطبوعاتی و خبری تأخیر غیر منطقی و غیر قابل قبول دارند سئوالی است که جواب آن ساده است اما عمل و اجرای آن شاید در توان مدیران نیست.

متأسفانه برگزاری جلسات در استان تأخیر بالایی دارد و گاهی اوقات تأخیر در آغاز جلسات به 45 دقیقه می رسد.

برخی مدیران این توجیه را می آورند که باید همه سرجمع شوند تا جلسات را آغاز کنیم، اما این توجیه کاملا رد می شود و پیش بینی می شود اگر جلسات را رأس ساعت مقرر آغاز کنیم و با افرادی که تأخیر دارند حداقل به صورت شفاهی برخورد کنیم شاید نظم حاکم شود.

عده ای معتقدند که تأخیر در آغاز جلسات در خراسان جنوبی از سوی مدیران یک نوع کلاس مدیریتی و فرهنگ مدیریتی است، در حالی که مدیریت اسلامی آن را رد می کند و همواره بر رعایت و استفاده صحیح وقت تأکید دارد.

در استان کم پیش می آید که جلسات رأس ساعت مقرر آغاز شود و تعداد مدیرانی که به نظم دقیق در آغاز جلسات اهمیت می دهند شاید به تعداد انگشتان دست هم نرسد.

به عنوان مثال در نشست های مطبوعاتی و خبری مدیران حدود 30 دقیقه تأخیر دارند و اگر به دلیل تأخیر آنها اعتراض شود مدیران در پاسخ می گویند ما منتظر بودیم تا همه نمایندگان خبری نشریات و خبرگزاری ها حضور یابندغافل از اینکه وقت تعدادی دیگر از خبرنگاران که رأس ساعت مقرر حضور می یابند گرفته می شود.

بر اساس مطالب گفته شده اگر فرض کنیم در خراسان جنوبی و آن هم تنها در سطح ادارات کل روزانه ده جلسه بزرگ جدای از جلسات داخلی برگزار شود و هر جلسه حدود سی دقیقه تأخیر داشته باشد خود 300 دقیقه یعنی 5 ساعت کاری و یعنی با کمال تأسف باید گفت یک روز کاری وقت خود را تلف کرده ایم در حالی که می توانیم با آغاز به موقع جلسات به نحو صحیحی از زمان بهره ببریم.

اما اگر جلسات را رأس ساعت مقرر آغاز کنیم نه تنهاحداقل یک روز کاری جلو افتاده ایم بلکه به بسیاری از مشکلات مردمی پاسخ داده و از همه مهم تر ضمن رعایت مدیریت اسلامی وجدانمان را راحت تر خواهیم کرد.

به نظر می رسد اداراتی که مدیران آن در آغاز جلسات تأخیر دارند نه برای وقت خود ارزش و احترام قائل هستند و نه برای وقت دیگران احترامی می گذارند.

ظاهرا دیر آمدن به جلسات و تاخیر در آغاز مراسمات در سطح ادارات استان یک رسم شده که رفع آن عزم جدی می خواهد.

اما اینکه راهکار لازم برای حل این معضل چیست و تا چه زمانی باید شاهد نوآوری در خصوص برگزاری جلسات باشیم سئوالی است که شاید پاسخ های فراوانی داشته باشد، که برخی از این راهکارها به قرار زیر است:

- اگر می خواهیم که جلسات اداری استان راس ساعت مقرر آغاز شود باید سر ساعت قید شده درهای سالن ها و مکان هایی که هر جلسه در آنجا برگزار می شود بسته شود تا افرادی که دیر می آیند با این شیوه برخورد شود.

- باید جلسات را حتی با حداقل افراد راس ساعت مقرر آغاز کنیم و اسامی مدیرانی که دیر می آیند را نیز در همان جلسه اعلام کنیم.

- ممنوعیت از سخنرانی نماینده یک دستگاه در شورای اداری، عدم پوشش اخبارجلساتی که منظم نیست از سوی رسانه ها و مطبوعات، معرفی خبرنگاران و مدیرانی که راس ساعت مقرر در جلسات حضور می یابند و اعلام دقایق تاخیر جلسات هر دستگاه اجرایی از دیگر راه کارهایی است که می تواند در آغاز دقیق جلسات موثر باشد.

نویسنده: احسان مداح